BIPs organisieren

Informationen für Fachrichtungen

Bei der Organisation von BIPs gibt es einige Dinge zu beachten. Wichtig ist, die Rahmenbedingungen einzuhalten, die Rollen zwischen den Partnerinstitutionen zu verteilen und den Prozess von der Planung über die Beantragung bis zur Durchführung frühzeitig zu beginnen.

Die Organisation und Durchführung eines BIPs obliegt dabei den Fachrichtungen. Das IStO steht gerne beratend zur Seite und kümmert sich um die administrative Abwicklung der finanziellen Förderung.

Die Einhaltung der Rahmenbedingungen ist von großer Bedeutung, um die Förderfähigkeit des BIPs zu gewährleisten.

  • Es müssen mindestens 3 europäische Hochschulen aus 3 unterschiedlichen Programmländern zusammenarbeiten.
    • Liste der Programmländer
    • Bitte prüfen Sie, ob bereits ein Vertrag zwischen dem KIT und den Partnerinstitutionen besteht. Wenn nicht, kontaktieren Sie bitte das IStO.
  • BIPs für Studierende, egal ob Bachelor, Master oder Promotion, müssen mindestens 3 CP aufweisen.
    • Das BIP sollte in das Curriculum integriert sein. Das vereinfacht die Anerkennung und ermöglicht eine Anmeldung über ILIAS.
  • Mindestens 15 mobile Teilnehmende sind erforderlich (min.10 ab Call 2024).
    • Mobile Teilnehmende im BIP-Sinne sind alle Teilnehmer, für die die Präsenzphase an einer ausländischen Hochschule stattfindet. Findet ein BIP z.B. am KIT statt, werden Studierende des KIT nicht als mobile Teilnehmende gezählt.
  • Die physische Mobilität muss 5 bis 30 Tage dauern. Hinzu kommt eine verpflichtende, virtuelle Phase, deren Zeitpunkt und Dauer frei gewählt werden können. 
  • An der Fachrichtung des KIT muss eine für das BIP verantwortliche Ansprechperson bestimmt werden. 

Jede beteiligte Hochschule nimmt eine der folgenden Rollen ein:

Entsendende Hochschule

  • Diese Rolle kann von mehreren Hochschulen eingenommen werden, mindestens aber von zweien 
  • Jede entsendende Hochschule muss die Pauschalen für ihre mobilen Teilnehmenden verwalten und aus ihrem Budget finanzieren

Aufnehmende Hochschule

  • Diese Rolle übernimmt nur eine der Hochschulen. In ihrem Standortland oder an der Hochschule selbst wird das BIP umgesetzt. 
  • Die Lernenden dieser Hochschule nehmen zwar am BIP teil, sind allerdings keine mobilen Teilnehmenden, da sie den Standort nicht wechseln.
    • Sie können nicht über die Mobilitätsmittel gefördert werden.
    • Sie zählen nicht zur Mindestanzahl an mobilen Teilnehmenden.

Koordinierende Hochschule 

  • Die koordinierende Hochschule übernimmt die Gesamtkoordination 
  • Sie beantragt und verwaltet die BIP-Organisationmittel (Organisational Support, OS)
    • Die OS-Mittel betragen 400€ pro mobilem Teilnehmer, maximal jedoch 8000€.
    • Die OS-Mittel können relativ frei für die Ausführung des BIPs verwendet werden
  • Administrativ gesehen ist es am einfachsten, wenn die koordinierende Hochschule ebenfalls die aufnehmende Hochschule ist, da Mittel direkt angewiesen und nicht mehrfach transferiert werden müssen. 

Ein Antrag auf Förderung kann erst gestellt werden, wenn die grobe Idee für das BIP steht und mindestens 3 Hochschulen zusammengefunden haben.

Die Anträge sind immer im Januar beim IStO zu Stellen für BIPs, die im darauffolgenden akademischen Jahr stattfinden.

  1. Optimalerweise senden Sie eine BIP-Skizze bis zum 31.01. an erasmus-shortterm∂intl.kit.edu. Sollten Sie Interesse haben und die Deadline verpasst haben, sprechen Sie uns bitte an. Eventuell lässt sich das BIP aus Restmitteln finanzieren.
  2. Das IStO stellt anschließend den Antrag beim DAAD.
  3. Die Bewilligung/Ablehnung durch den DAAD erfolgt in der Regel bis Juni.
  4. Nach der Bewilligung der Mittel kann die Planung des BIPs finalisiert werden und die mobilen Teilnehmenden ausgewählt werden.
  5. Durchführung des BIP bis spätestens September des Jahres nach Antragstellung.

 

Wenn das KIT die koordinierende Hochschule ist, erhält das IStO die OS-Mittel des DAAD und leitet diese an die organisierende Instanz innerhalb der Fakultäten weiter. Damit dies möglich ist, muss an der Fakultät ein passendes PSP vorliegen bzw. beantragt werden. Füllen Sie dazu bitte ein PSP-Stammdatenformular wie folgt aus:

  • DAAD ankreuzen
  • PSP-Nummer auswählen und eintragen
  • Kostenstelle für PSP zuweisen und eintragen
  • Ansprechpartner eintragen

Das PSP muss bei der Abrechnung über Instituts-Restesammler ausgeglichen werden. Ob das PSP pro BIP abgerechnet wird oder beibehalten und Reste bzw. Sollstände bis zur Abrechnung gesammelt und erst dann über den Restesammler ausgeglichen werden, ist dem Institut überlassen.

Es empfiehlt sich, das PSP zeitgleich mit dem BIP zu beantragen. Die OS-Mittel von 400€ pro mobilem Teilnehmenden (maximal 8000€ in Summe), werden erst nach administrativem Abschluss des BIPs ausgeschüttet. Das PSP kann jedoch bereits vorher belastet werden.

Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an sascha.steinmetz∂kit.edu

 

Bitte beachten Sie, dass das beschriebene Prozedere nur für den Universitätsbereich/Campus Süd gilt.

 

Kontakt: erasmus-shortterm ∂does-not-exist.intl kit edu