Vor dem Aufenthalt

1. Wo kann ich mich genauer informieren? Gibt es Informationsveranstaltungen?

Ja, die aktuellen Veranstaltungstermine finden Sie hier.

2. In welchen Ländern kann ich mit ERASMUS+ studieren?

Einen Überblick über die fakultätsspezifischen Kooperationen im Rahmen von ERASMUS+ können Sie sich hier verschaffen. Für ERASMUS+ Studium bitte Kürzel SMS wählen.

3. Wie lange kann ich im Rahmen des ERASMUS+ studieren?

Minimaldauer sind 3 Monate (= 90 Tage). Wir empfehlen für ein ganzes akad. Jahr (d.h. meist 10 Monate von September/ Oktober bis Juni/ Juli) ins Ausland zu gehen, da Sie dann einen kompletten Studienzyklus an einer häufig am Studienjahr orientierten Gasthochschule durchlaufen. Allerdings sind ebenso einsemestrige Aufenthalte möglich. Es stehen Ihnen 12 Monate pro Studienzyklus (Bachelor/ Master/ Promotion) zur Verfügung, die Sie mit der Unterstützung von ERASMUS+ im Ausland verbringen können.

4. Ich befinde mich noch im Bachelorstudium. Kann ich mich schon für einen ERASMUS+ Aufenthalt im Master bewerben?

Dies ist möglich. Allerdings müssen Sie dafür im Semester vor Ihrem Auslandsaufenthalt eingeschriebener Studierender sein. Außerdem ist Ihre Teilnahme am ERASMUS+ Programm natürlich an Ihre Einschreibung für den entsprechenden Masterstudiengang gebunden und Sie sollen sich rechtzeitig für den ERASMUS-Platz am KIT bewerben.

5. Wird mein ERASMUS+ Aufenthalt finanziell gefördert? Wenn ja, wie hoch ist die Förderhöhe?

Neben dem Erlass der Studiengebühren an der Gasthochschule erhalten sie abhängig vom Gastland eine Mobilitätsbeihilfe (Punkt Finanzierung auf der verlinkten Seite), wenn Sie sich rechtzeitig auf einen ERASMUS+ Platz bewerben. Bitte beachten Sie, dass sowohl die Förderhöhe als auch die Förderdauer vom Gastland abhängig sind.

6. Ich erhalte bereits ein anderes Stipendium. Kann ich die finanzielle Förderung trotzdem in Anspruch nehmen?

Dies ist möglich, solange das andere Stipendium nicht aus EU-Mitteln finanziert wird. Das International Students Office behält sich für diesen Fall aber vor, die Mobilitätsbeihilfe an die finanziellen Umstände des Stipendiaten anzugleichen.

7. Ich beziehe BAföG. Kann ich die finanzielle Förderung trotzdem in Anspruch nehmen?

Eine Förderung durch das ERASMUS+ Programm schließt den (weiteren) Bezug von BAföG nicht aus. Da die Modalitäten von Einzelfall zu Einzelfall variieren, erkundigen Sie sich bitte direkt bei dem für Sie zuständigen Auslands-BAföG-Amt. Eine Bestätigung für das BAföG-Amt über Ihren ERASMUS+ Status erhalten Sie im Mobility Online.

8. Kann ich mich für die Dauer meines Auslandsaufenthaltes am KIT beurlauben lassen?

Ja, allerdings sollte die Zeit der Beurlaubung in der Regel zwei Semester nicht überschreiten. Der Antrag auf Beurlaubung wird beim Studienbüro gestellt. Sie benötigen dafür neben dem Antragsformular selbst die Bestätigung des Auslandsaufenthaltes durch das IStO (Punkt Beurlaubung auf der verlinkten Seite) und – sobald diese vorliegt – die Einschreibebescheinigung der Partnerhochschule.

9. Wo kann ich mich genauer informieren? Gibt es Informationsveranstaltungen?

Ja, die aktuellen Veranstaltungstermine finden Sie hier.

10. Bis wann muss ich mich für einen ERASMUS+ Platz bewerben?

Beachten Sie bitte die internen Bewerbungstermine Ihrer KIT-Fakultät. Diese sind für die Vergabe der ERASMUS+ Plätze bindend und liegen meist zwei bis vier Wochen vor Anmeldeschluss beim International Students Office (bei Wirtschaftswissenschaften am 1.12. eines jeden Jahres).

11. Welche Kriterien muss ich erfüllen, um mich für einen ERASMUS+ Platz bewerben zu können?

Bachelorstudierende sollten nicht vor Vollendung des 2. Studienjahres/4. Semesters einen Auslandsaufenthalt ins Auge fassen; Masterstudierende können ab dem 1. Mastersemester im Gastland studieren.

Die weiteren Kriterien sind von Ihrem Fachbereich abhängig und sind dort zu erfragen. Allerdings werden in der Regel zumindest ein Motivationsschreiben, ein Nachweis über bisherige erbrachte akademische Leistungen und ein Nachweis über Sprachkenntnisse benötigt.

12. Nach welchen Kriterien werden Bewerber ausgewählt?

Auswahlkriterien sind von Ihrem Fachbereich abhängig und daher auf der entsprechenden Website zu finden.

13. Welche Sprachkenntnisse muss ich haben?

Die meisten unserer Partnerhochschulen erwarten ein B1/ B2- Niveau, Englisch oft höher: C1. Die genauen Anforderungen Ihrer Gasthochschule sind hier verzeichnet. Klicken Sie sich zu Ihrer Partnerhochschule durch. Dort finden Sie u.a. die Information zum geforderten Sprachniveau. Sollte die Information dort von der Information abweichen, die Sie von der Partnerhochschule erhalten haben, so beachten Sie die der Partnerhochschule bitte vorrangig. Für genauere Informationen darüber, welche Art von Sprachnachweis Ihre Gasthochschule akzeptiert, kontaktieren Sie bitte die Gasthochschule direkt.

14. Wo kann ich die notwendigen Sprachkenntnisse erlangen?

Sollten Sie keinen Nachweis über Ihr Sprachniveau haben, können Sie beim Sprachenzentrum (SPZ) nach erfolgreicher Prüfung den Kurs mit erreichtem Sprachniveau in Ihren Notenauszug eintragen lassen. Der eingetragene Kurs kann dann als offizieller Sprachnachweis bei der Gasthochschule verwendet werden. Am besten besuchen Sie schon vor Ihrer Bewerbung einen oder mehrere Sprachkurse.

15. Ich wurde von meiner Fakultät für einen Erasmus+ Platz akzeptiert. Wie geht es jetzt weiter?

Sie erhalten nun einen Link zur Anmeldung beim IStO, für das folgende WiSe und SoSe sollte diese bis spätestens 1. März eingegangen sein. Nur dann wird Ihr Stipendium garantiert. Nach erfolgreicher Anmeldung beim IStO werden Sie durch das IStO für Ihre Gasthochschule nominiert.

16. Wann werde ich bei der Gasthochschule nominiert?

​​​​​​Hierbei hält das IStO sich an die Nominierungsfristen der Partnerhochschulen. Die Nominierung erfolgt per E-Mail spätestens zwei Wochen vor der Bewerbungsfrist an der Gasthochschule.

17. Was muss ich bei der Bewerbung an der Gasthochschule beachten?

Die Anforderungen und Fristen für die Bewerbung sind von der Gasthochschule abhängig und auf der Website der Gasthochschule zu finden. Unter Vor dem Aufenthalt – Nach erfolgreiche Bewerbung sind nähere Informationen zu finden. Bitte beachten Sie bereits bei der Bewerbung bei Ihrem Fachbereich/ Ihrer KIT-Fakultät, dass Sie ebenfalls die Anforderungen der Gasthochschule erfüllen.

18. Ich würde mich gerne mit Studierenden austauschen, die an der gleichen Gasthochschule wie ich studiert haben oder studieren wollen.

Gerne können Sie sich in der Facebook Gruppe Outgoing ERASMUS+ KIT mit anderen Studierenden austauschen. Außerdem bieten die Erfahrungsberichte gute Einblicke in das Leben vor Ort und den Ablauf des Auslandsaufenthaltes.

 

Learning Agreement

19. Wie erstelle ich mein Learning Agreement?

Das Learning Agreement (LA) ist Ihr Studienplan für den ERASMUS-Aufenthalt und sollte in jedem Punkt ausgefüllt werden. Für die Unterstützung bei der Erstellung und für die Unterschrift seitens des KIT ist Ihre Fakultät zuständig. Auch Anforderungen, die über diese durch das Grant Agreement festgelegten hinausgehen, sind mit der zuständigen Person an Ihrer Fakultät zu klären. Weitere Informationen zum Learning Agreement finden Sie unter „Vor dem Aufenthalt“ und „Während des Aufenthaltes“ unter der Rubrik „Auszahlungsrelevante Unterlagen“.

20. Bis wann muss ich das Learning Agreement beim IStO einreichen?

Das Learning Agreement (Teil “Before the Mobility“) sollte im Mobility Online Portal spätestens einen Monat vor Anfang Ihrer Mobilität hochgeladen werden. Es sollte alle notwendigen Unterschriften enthalten, es sei denn, Ihre Partnerhochschule unterschreibt das LA erst vor Ort.

21. Meine Gasthochschule unterschreibt das Learning Agreement erst vor Ort. Was mache ich?

In diesem Fall ist im Mobility Online die Frage „Partnerhochschule unterschreibt nur vor Ort“ mit JA zu beantworten. Der Teil “Before the Mobility“ muss trotzdem spätestens einen Monat vor Anfang Ihrer Mobilität hochgeladen werden. Die von der Partneruniversität unterschriebene Version ist nach Ankunft an der Gasthochschule schnellstmöglich nachzureichen.

22. Muss ich mir alle Leistungen, die im Learning Agreement festgelegt sind, auch am KIT anrechnen lassen?

Grundsätzlich ist eine Anrechnung der Leistungen nicht verpflichtend. Je nach Fakultät ist allerdings eine Anrechnungsvereinbarung notwendig, die allerdings auch nicht zur Anrechnung verpflichtet.

Grant Agreement

23. Was wird im Grant Agreement (GA) vereinbart?

Das GA bildet die vertragliche und finanzielle Grundlage des Auslandsaufenthaltes. Es enthält unter anderem die Dauer des Förderzeitraums, die Berichtspflichten der Geförderten sowie die vorgesehene finanzielle ERASMUS+ Förderung und die Zahlungsweise.

24. Ich kann das Grant Agreement (GA) nicht herunterladen. Woran liegt das?

Sie können das GA erst herunterladen, sobald Sie alle vorangehenden Schritte im Mobility Online Portal durchgeführt haben und diese vom IStO akzeptiert wurden.

25. Bis wann muss ich das Grant Agreement (GA) beim IStO einreichen?

Für Aufenthalte beginnend ab Januar jedes Jahres (Sommersemester) sollte das GA vier Wochen, für Aufenthalte beginnend ab August jeden Jahres (Wintersemester) zwei Wochen vor Beginn des Aufenthaltes beim IStO eingereicht werden. Bitte drucken Sie das GA hierfür zweifach aus, unterschreiben es, fügen Sie einen adressierten Rückumschlag bei und schicken Sie es per Post ans IStO.

26. Was mache ich, wenn das Start- und/oder Enddatum meiner Mobilität von den Daten abweicht, die im Grant Agreement (GA) / in Mobility Online angegeben sind?

Die angegebenen Daten in Mobility Online bzw. auf dem GA gelten als Richtwerte. Das tatsächliche Start- und Enddatum und damit auch die tatsächliche Dauer Ihres Aufenthaltes (und die entsprechenden Mobilitätsbeihilfe) wird durch die im Certificate of Arrival bzw. Certificate of Departure angegebenen Daten festgelegt.

27. Wann sollte ich für meinen ERASMUS-Aufenthalt aufbrechen?

Einige Universitäten haben Welcome Weeks, also Einführungswochen oder Tage, an denen man die Möglichkeit hat, die Universität, den Campus und andere Studierende kennenzulernen. Diese sind oft nicht verpflichtend, dennoch lohnt es sich an diesen teilzunehmen und wir würden dies auch empfehlen, um bereits vor Kursbeginn Kontakte zu knüpfen und sich auf dem Campus zurechtzufinden. Zudem finden in dieser Zeit auch einige nützliche Informationsveranstaltungen (teilweise auch speziell für ERASMUS-Studierende) statt, die zum Beispiel bei der Kurswahl helfen können und man hat die Möglichkeit seine TutorIn kennenzulernen. Die Einführungswoche findet meist eine Woche vor dem Beginn der Vorlesungszeit statt, Näheres erfahren sie von Ihrer Gastuniversität vor der Anreise.

Während des Aufenthaltes

28. Darf ich während meines ERASMUS-Aufenthaltes auch Klausuren am KIT schreiben?

Dies ist möglich. Wir raten allerdings davon ab, parallel zu Ihren Veranstaltungen an der Gasthochschule auch Veranstaltungen des KIT (etwa online) zu besuchen, da Sie sich auf das Lernen im Gastland fokussieren sollten. Eine Teilnahme an Prüfungen vor oder nach Ende Ihres Auslandsaufenthaltes im selben Semester ist problemlos möglich. Beachten Sie bitte die Regel für Urlaubssemester unter Vor dem Aufenthalt - Organisatorisches.

29. Wann bekomme ich die 1. Rate ausgezahlt?

Die Auszahlung der 1. Rate (70% der zu erwartenden Summe) erfolgt nur, wenn alle auszahlungsrelevanten Unterlagen bis zur Frist beim IStO eingegangen sind. Mit Erhalt der Rate kann etwa zwei Wochen nach Ablauf der Frist gerechnet werden. Weitere Informationen zur Auszahlung erhalten Sie in Während des Aufenthaltes – Auszahlungsprozess.

30. Sind meine Dokumente für die Auszahlung der 1. Rate vollständig?

Ob Ihre Dokumente vollständig beim IStO eingegangen sind und akzeptiert wurden, können Sie selbst im Mobility Online Portal überprüfen.

31. Meine Gastuniversität hat mein Certificate of Arrival (CoA) zu spät unterschrieben, sodass mehr als fünf Tage zwischen Startdatum und Unterschriftsdatum bestehen. Wie soll ich verfahren?

Bei dem eingetragenen Zeitraum handelt es sich um den akademischen Aufenthalt an der Partnerhochschule, der erste offizielle Termin ist i.d.R. eine Willkommens-/ Einführungsveranstaltung (Präsemester-Sprachkurse an der Gastinstitution zählen auch!). Ein privater Aufenthalt im Ausland im Vorfeld des Auslandssemesters ist nicht Teil des im CoA eingetragenen ERASMUS+ Aufenthalts. Sollte eine Diskrepanz von mehr als fünf Tagen bestehen, so fügen Sie Ihrem CoA bitte eine formlose Erklärung, sowie ein Dokument, welches bestätigt, dass Sie tatsächlich schon zum eingetragenen Datum an der Uni waren (also z.B. Einladung Einführungsveranstaltung…) bei. Falls Sie tatsächlich versehentlich ein falsches Startdatum eingetragen haben, bestätigen Sie uns bitte, dass wir das Unterschriftsdatum als Startdatum nehmen sollen.

32. Mein Learning Agreement hat sich geändert. Was muss ich beachten?

Die Änderungen sind im Teil „During the Mobility“ festzuhalten und von den zuständigen Personen an der Partnerhochschule sowie am KIT zu bestätigen. Bitte laden Sie das geänderte LA danach an entsprechender Stelle im Mobility Online Portal hoch.

33. Besteht die Möglichkeit, meinen Aufenthalt zu verlängern?

Falls Ihr Aufenthalt nur für ein Semester im Wintersemester geplant war ist eine Verlängerung auf zwei Semester prinzipiell meist möglich. Hierbei ist zu beachten, dass die Partnerhochschule der Verlängerung zustimmen muss. Außerdem muss ein neues Learning Agreement angefertigt werden. Erst nach Abgabe des neuen LA kann Ihnen mitgeteilt werden, ob der Mobilitätszuschuss auch für die Verlängerung ausgezahlt werden kann.

Bei Interesse auf eine Verlängerung können Sie im Mobility Online unter dem Punkt Während des Aufenthaltes - Verlängerung des Aufenthaltes nachschauen.

34. Ich habe Sorge, die notwendigen 20 ECTS-Punkte nicht erfüllen zu können. Wie soll ich verfahren?

Die Erfüllung der 20 ECTS-Punkte ist im Grant Agreement vereinbart und Voraussetzung für das Erhalten des Mobilitätszuschusses. Sollten Sie Sorge haben, diese Voraussetzung nicht erfüllen zu können, so kontaktieren Sie bitte schnellstmöglich (und nicht etwa erst nach Nichtbestehen einer Prüfung) Ihren Fachkoordinator am KIT und das IStO.

Nach dem Aufenthalt

35. Was muss ich beim Verfassen des Erfahrungsberichtes beachten?

Die Erstellung des Berichtes erfolgt im Mobility Online Portal über ein Formular. Wir empfehlen das Entwerfen des Berichtes in einem Textbearbeitungsprogramm, von dem aus dem Inhalt in die unterschiedlichen Formularfelder kopiert werden kann. Inhaltlich sind persönlich diffamierende Texte unbedingt zu vermeiden. Außerdem sollte der Bericht anonym gehalten werden. Die Vorlage für den Bericht finden Sie unter Nach dem Aufenthalt – Auszahlungsrelevante Dokumente.

36. Ich habe mein ToR noch nicht erhalten. Schickt die Gasthochschule dieses direkt an das IStO?

In manchen Fällen wird das ToR nur in Papierform an das IStO geschickt. Sollte dies allerdings der Fall sein, so benachrichtigen wir Sie zügig und schicken Ihnen einen Scan des Dokumentes. Sie können das Dokument dann am IStO abholen. Haben Sie also keine Benachrichtigung bekommen, so haben wir Ihr ToR nicht erhalten.

Oft können Sie das ToR digital beantragen bzw. als digitales Dokument erhalten. 

37. Ich habe noch keine Einladung zur EU-Umfrage erhalten.

Der Link für den EU-Survey wird direkt von der EU und nicht von uns verschickt. Kontrollieren Sie bitte, ob die E-Mail mit dem Link im Spam-Ordner gelandet ist. Beachten Sie außerdem, dass die Umfrage erst nach dem von Ihnen angegeben Enddatum Ihrer Mobilität verschickt wird.

38. Wann bekomme ich die 2. Rate ausgezahlt?

Die Auszahlung der 2. Rate (30% der zu erwartenden Summe) erfolgt nur, wenn alle auszahlungsrelevanten Unterlagen bis zur Frist beim IStO eingegangen sind. Mit Erhalt der Rate kann etwa zwei Wochen nach Ablauf der Frist gerechnet werden.

39. Sind meine Dokumente für die Auszahlung der 2. Rate vollständig?

Ob Ihre Dokumente vollständig beim IStO eingegangen sind und akzeptiert wurden, können Sie selbst im Mobility Online Portal überprüfen.

40. Wann wird meine Bewerbung als "abgeschlossen" in Mobility Online markiert?

Ihre Bewerbung wird nach dem Akzeptieren aller Ihrer Dokumente und der Auszahlung der 2. Rate als „abgeschlossen“ markiert.