Checkliste für die Aufnahme von internationalen Forschenden mit Arbeitsvertrag am KIT
Bitte bearbeiten Sie die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge:
Wer ist verantwortlich? Das gastgebende Institut
Wen betrifft es? Internationale Forschende aus einem Nicht EU-Land oder einem nicht EU 001 Land (Australien, Japan, Kanada, Neuseeland, Norwegen, Schweiz einschließlich Liechtenstein, Vereinigte Staaten von Amerika)
Wann? Gleich zu Beginn der Planung einer Erwerbstätigkeit am KIT
Wer prüft? DE RECHT unterstützt und erteilt fachliche Auskünfte
Voraussetzung für:
- Aufenthalt am KIT
- Abschluss (sofern notwendig) der Aufnahmevereinbarung (siehe Erläuterung unten)
Beachten Sie die Informationen und Handreichungen zum Außenwirtschaftsrecht.
Hinweis zur Äquivalenzprüfung
Falls für die Einstellung am KIT eine Äquivalenzprüfung des ausländischen Abschlusses durchgeführt werden muss, können Sie eine Äquivalenzanfrage beim International Students Office (IStO) stellen.
Weitere Informationen zur Beantragung einer Äquivalenzprüfung finden Sie im Intranet unter Bewertung ausländischer Bildungsabschlüsse.
Hinweis auf die Möglichkeit, Welcome Services über Mobility Online anzufordern
Was ist zu tun? Internationale Forschende mit Arbeitsvertrag haben die Möglichkeit, digitale Welcome Services anzufordern. Hierfür ist eine Anmeldung auf Mobility Online notwendig. Nach Anmeldung können internationale Forschende mit Arbeitsvertrag am KIT direkt über ihren Nutzeraccount diverse Unterstützungsangebote, z.B. von IScO, anfordern.
Wenn Personen aus einem Drittstaat (Nicht-EU-Bürger) für die Visumsbeantragung eine Aufnahmevereinbarung (siehe unten) brauchen, wird diese ebenfalls über den Nutzeraccount als Download zur Verfügung gestellt.
Wann? Vor Beginn der Erwerbstätigkeit am KIT
In bestimmten Fällen: Einladungsschreiben durch das Institut bei Drittstaatsangehörigen
Je nach Vorgabe der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung, benötigen zukünftige internationale Mitarbeitende möglicherweise ein Einladungsschreiben für die Beantragung eines Visums. Dieses sollte unbedingt folgende Angaben enthalten:
1. Name wie im Reisepass
2. Geburtsdatum und Geburtsort des Gastes
3. geplante wissenschaftliche Tätigkeit ("Tätigkeitsbeschreibung")
4. Aufenthaltsdauer
5. Name des Instituts und der Kontaktperson
6. Art der Finanzierung
Aufnahmevereinbarung (Hosting Agreement) für den Visumsantrag bei Drittstaatsangehörigen
Was ist zu tun? Bei Personen aus Drittstaaten (Nicht-EU-Bürgern) kann für die Visumsbeantragung eine Aufnahmevereinbarung (Hosting Agreement) abgeschlossen werden.
Wichtiger Bestandteil der Aufnahmevereinbarung ist die Darstellung der geplanten wissenschaftliche Tätigkeit („Tätigkeitsbeschreibung“) Ihrer zukünftigen internationalen Mitarbeitenden.
Wenn sich diese über das Online-Formular auf Mobility Online anmelden, erhält die dort angegebene Kontaktperson des aufnehmenden Instituts über das IScO-Funktionspostfach eine Aufforderung per E-Mail, in der Sie über einen Link in der E-Mail die Tätigkeitsbeschreibung eingeben und versenden kann.
Bitte beachten Sie, dass diese Tätigkeitsbeschreibung von einer fachlich befugten Person erstellt werden muss. Zu diesem Zweck kann die E-Mail weitergeleitet werden, sollte die im Online-Anmeldeformular angegebene Kontaktperson keine inhaltliche Auskunft zur geplanten wissenschaftlichen Tätigkeit treffen können.
Wer stellt die Aufnahmevereinbarung aus? Nachdem alle relevanten Daten inkl. der Tätigkeitsbeschreibung vom aufnehmendem Institut eingegeben wurden, stellt IScO die Aufnahmevereinbarung fertig und dem bzw. der Forschenden über Mobility Online im Nutzeraccount als Download zur Verfügung.
Bitte beachten:
Ohne Freigabe zum Außenwirtschaftsrecht kann keine Aufnahmevereinbarung geschlossen werden.
Was sonst noch wichtig ist:
Unterstützung bei der Unterkunftssuche
Eine geeignete Unterkunft in Karlsruhe und Umgebung zu finden, ist sehr schwierig, insbesondere aus dem Ausland. Deshalb sollte mit der Suche so früh wie möglich begonnen werden. Es kann unter Umständen sehr helfen, wenn Sie und Ihr Team als aufnehmendes Institut diese Suche begleiten und unterstützen.
Allgemeine Informationen zur Unterkunftssuche und Links haben wir im Accommodation and Support - Info Sheet zusammengestellt.
Ankommen in Karlsruhe und am KIT – Infos zu Social Events
Der monatliche IScO-Newsletter informiert über gemeinsame Aktivitäten wie Exkursionen sowie Informationsveranstaltungen für die Internationals, um sich zu vernetzen. Sie, Ihr Team und natürlich Ihre Mitarbeitenden sind willkommen!