Studienbescheinigung des KIT

Wenn Sie an dem ERASMUS+ Programm teilnehmen, müssen Sie für die komplette Dauer Ihrer Mobilität am KIT eingeschrieben bleiben. Damit das IStO das überprüfen kann, laden Sie Ihre aktuelle Studienbescheinigung des KIT als PDF von dem Campus Management herunter und in Mobility Online hoch. Bitte beachten Sie folgendes:

Aufenthalte ab Anfang August bis März (WiSe) oder ganzjährige Aufenthalte (WiSe+SoSe) → KIT-Studienbescheinigung vom WiSe hochladen.

Aufenthalte ab Anfang Januar bis Juli (SoSe) → KIT-Studienbescheinigung vom SoSe hochladen.

Certificate of Attendance (CoA)

Das Certificate of Attendance dokumentiert die Anwesenheit am Studienort und muss deshalb vom dortigen International Office unterschrieben werden, sobald Sie vor Ort sind. Der auf dem CoA vermerkte Zeitraum entscheidet über die Fördertage. Wichtig ist, dass der Zeitraum des geplanten Auslandsaufenthaltes exakt angegeben wird und das Formular direkt nach Ihrer Ankunft unterzeichnet wird. Laden Sie das unterschriebene CoA umgehend in Mobility Online hoch. Bitte beachten Sie, dass zwischen dem eingetragenen Startdatum und dem Unterschriftsdatum der Partnerhochschule max. 5 Tage liegen dürfen (im Zweifelsfall orientieren wir uns am Unterschriftsdatum des Partners als Grundlage für die Auszahlung). In diesem Fall (Unterschied von mehr als 5 Tage) können wir das CoA nicht akzeptieren. Wenn Ihr Anfangsdatum mehr als 5 Tage vor dem Unterschriftsdatum der Gastinstitution liegt, können Sie das CoA zusammen mit einem Nachweis (KEINE Fahrkarte!) Ihrer Anwesenheit vor Ort in Mobility Online als ein einziges PDF hochladen. Der Nachweis kann z.B. die Einladung/eine E-Mail zu einer Einführungsveranstaltung, Willkommenswoche, zum Sprachkurs vor dem Semester oder Infos über den 1. Vorlesungstag) sein.

Im Fall von einer Mobilität, die virtuell startet und später vor Ort stattfindet, muss das CoA erst zum Zeitpunkt Ihrer Ankunft im Gastland vom dortigen International Office unterschrieben und von Ihnen in Mobility Online hochgeladen werden.

Das CoA können Sie in Mobility Online herunterladen. Das Dokument wird Ihnen auch per E-Mail spätestens Mitte Juli (WS) bzw. vor Weihnachten (SS) zugeschickt.

ACHTUNG: Es ist nur der Zeitraum förderfähig, der zu „akademischen Zwecken“ an der Uni verbracht wird. Oft beginnt dieser mit der Orientierungsphase/Sprachkurs vor dem Anfang des Semesters und endet mit der letzten Prüfung. Ein privater Aufenthalt im Ausland – egal ob vor Beginn oder im Anschluss an das Auslandssemester – ist nicht Teil Ihres offiziellen Erasmus+-Aufenthaltes.

Learning Agreement "Before the mobility" mit allen Unterschriften

Learning Agreement "Changes During the Mobility"

Das digitale LA „Changes During the Mobility“ muss mit allen Bestätigungen (Ihre und von den Fachkoordinator*innen beider Hochschulen) bis spätestens 4 Wochen vor dem Ende des jeweiligen Semesters an der Partnerhochschule in Mobility Online vorliegen.

Certificate of Departure (CoD)

Das Certificate of Departure muss am Ende des Aufenthaltes von der Partnerhochschule/ International Office zum Nachweis des gesamten an der Partnerhochschule verbrachten stipendienrelevanten Zeitraums abgezeichnet werden.

Das im CoD eingetragene Enddatum (Bsp: 25.6.2015) darf max. 5 Tage vor dem Unterschriftsdatum der Partnerhochschule liegen (Bsp: frühestens 20.06.15). Im Zweifelsfall orientieren wir uns auch hier am Unterschriftsdatum des Partners. Sobald das Unterschriftsdatum der Partnerhochschule hinter dem Enddatum Ihrer Mobilität liegt, stellt dies kein Problem dar.

ACHTUNG: Es ist nur der Zeitraum förderfähig, der zu „akademischen Zwecken“ an der Uni verbracht wird. Oft beginnt dieser mit der Orientierungsphase/Sprachkurs vor dem Anfang des Semesters und endet mit der letzten Prüfung. Ein privater Aufenthalt im Ausland – egal ob vor Beginn oder im Anschluss an das Auslandssemester – ist nicht Teil Ihres offiziellen Erasmus+ Aufenthaltes.

Persönlicher Erfahrungsbericht

In Mobility Online wird der Erfahrungsbericht über eine Art Formular von Ihnen erfasst.​ Wir empfehlen das Erstellen des Berichtes in einem Textbearbeitungsprogramm, von dem aus der Inhalt in die unterschiedlichen Formularfelder kopiert werden kann.​ Eine Vorlage zum Download finden Sie hier.

Sie sollten Eindrücke in folgenden Themenbereichen vermitteln:

• Vorbereitung und Ankunft
• Leben und Organisation an der Hochschule
• Kurse mit Beschreibung
• Anerkennungsverfahren
• Freizeit
• Kontakte und Integration
• Selbstentwicklung und Fazit

Der Erfahrungsbericht wird in anonymisierter Form auf der Internetseite des International Students Office veröffentlicht, um nachfolgenden ERASMUS+ Studenten als Informationsquelle zu dienen. Faire Kritik ist durchaus erwünscht. Wir behalten uns aber vor, verunglimpfende oder beleidigende Passagen ganz zu löschen bzw. den Bericht nicht zu veröffentlichen. Insbesondere wenn Personen namentlich genannt werden.

Wenn Sie damit einverstanden sind, dass Ihr Bericht zukünftigen Outgoern online zur Verfügung gestellt wird, setzen Sie bitte in Mobility Online beim Punkt „Veröffentlichen“ das Häkchen bei „Ja“!

Der Mobilitätszuschuss wird am KIT nicht monatlich, sondern in zwei Raten ausgezahlt.

Erste Rate

 Die erste Auszahlung erfolgt jeweils im Oktober/ November eines jeden Studienjahres (bzw. März/ April für das SS) und entspricht dem Tagessatz von 90 Tagen der zu erwartenden Gesamtförderung

Folgende Unterlagen müssen dem IStO in Mobility Online bzw. das Grant Agreement in Papierform vorliegen:

• DLA "Before" von allen Seiten bestätigt

• Grant Agreement (dieses ist im Juni/ Juli für ERASMUS+ Aufenthalte im WiSe oder WiSe und SoSe bzw. im November/ Anfang Dezember für ERASMUS+ Aufenthalte im SoSe downloadbar im Mobility Online)

• Sicherheitsbelehrung

• KIT-Immatrikulationsbescheinigung

• Certificate of Attendance von allen drei Seiten unterzeichnetes Learning Agreement

Die Fristen für das Einreichen der Unterlagen für die Auszahlung der 1. Rate sind:

• Aufenthalte mit Anfang August bis März (WiSe) oder ganzjährige Aufenthalte (WiSe+SoSe) → 15. September und 15. Oktober

• Aufenthalte mit Anfang Januar und bis Juli (SoSe) → 20. Januar, 15. Februar und 15. März

In allen Fällen wird die überwiesene Summe frühestens 2 Wochen nach den oben gelisteten Daten auf Ihrem Konto sein. 

Zweite Rate

Die zweite Rate erfolgt am Ende des Auslandsstudiums nach Erhalt aller stipendienrelevanter Unterlagen bzw. Durchführung aller vorgesehener Schritte in Mobility Online.

• DLA "Changes During the Mobility" (falls Änderungen notwendig)

• Certificate of Departure

• persönlicher ErfahrungsberichtT

• EU-Online-Fragebogen (Einladung erfolgt mit einer E-Mail)

• Transcript of Records

Die Dokumente für die 2. Rate werden unter folgender Seite genau beschrieben: Nach dem Aufenthalt.

Achtung: Zuviel gezahlte Beträge (z.B. wegen Verkürzung der Aufenthaltsdauer aufgrund von Krankheit) werden vom IStO zurückgefordert. Ebenso müssen Sie mit Rückforderungen rechnen, sollten die stipendienrelevanten Unterlagen nicht fristgerecht beim IStO vorliegen oder die 20 ECTS von im Ausland erbrachten Leistungen pro Semester nicht erreicht werden.

Finanzierung für Aufenthalte im Rahmen von SEMP (Swiss European Mobility Programme)

Die Finanzierung für Aufenthalte in der SCHWEIZ (SEMP) liegt in der Verantwortung der Gasthochschule, nicht vom ERASMUS+ Team des KIT. Deswegen müssen Sie nur Ihr Learning Agreement (LA), die Sicherheitsbelehrung, die Immatrikulationsbescheinigung des KIT, eventuelle Änderungen Ihres LA, Ihren Erfahrungsbericht und Ihr Transcript of Records der Gastuniversität in Mobility Online hochladen bzw. erfassen.

Eine Verlängerung ist nur im selben akademischen Jahr möglich, da die ERASMUS+ Mittel an das akademische Jahr gebunden sind. Ein Aufenthalt im SoSe kann somit nicht um das folgende WiSe verlängert werden.

Beachten Sie bitte, dass eine Verlängerung für Aufenthalte im akad. Jahr 2022/23 aus administrativen und finanziellen Gründen ausgeschlossen ist! Das unten beschriebene Prozess gilt voraussichtlich ab akad. Jahr 23/24 (Start des Aufenthaltes im WS 23/24). 

Bei Verlängerung des Aufenthaltes im WiSe um das darauffolgende SoSe, beachten Sie bitte folgendes:

1. Klären Sie mit der Partnerhochschule (PHS) ab, ob Sie länger als ERASMUS+ Student bleiben können. Diese Entscheidung liegt bei der PHS, da Sie zunächst nur für ein Semester nominiert wurden. Danach holen Sie bitte die Zustimmung Ihres/r Fakultätskoordinators/in am KIT ein. Nachdem sowohl die PHS als auch Ihre KIT-Fakultät einverstanden sind, bestätigen wir unser Einverständnis für die Verlängerung per E-Mail an Ihren Kontakt an der Gasthochschule. Schicken Sie die E-Mail-Adresse der Kontaktperson an Ihrer Gasthochschule an erasmus-out ∂does-not-exist.intl kit edu.
2. Sie müssen für das zweite Semester ein neues Learning Agreement (LA) abschließen, das sowohl von der Partnerhochschule als auch von Ihrem/r Karlsruher Fakultätskoordinator/in unterschrieben werden muss; d.h. Sie müssen auch in Ihrer Fakultät die Verlängerung abstimmen (geht per Mail). Denken Sie bitte daran, dass Sie pro Semester mindestens 20 ECTS-Punkte zurückbringen müssen.
3. Wir können Ihnen nach derzeitigem Stand für das SoSe kein Stipendium garantieren, aber Sie hätten natürlich alle anderen Vergünstigungen von ERASMUS. Nach der Abgabe des neuen LA werden wir mit Sicherheit mitteilen, ob eine Förderung für die Verlängerung möglich ist.

Bitte bekunden Sie Ihr Interesse an einer Verlängerung in Mobility Online nachdem Sie die Genehmigung für eine Verlängerung von der Gasthochschule und Ihre Fakultät bekommen haben. Dies ist allerdings erst möglich nachdem Sie das Learning Agreement „during the mobility“ mit allen Unterschriften hochgeladen haben (falls es Änderungen in Ihrem LA gab). Kommunizieren Sie Ihr Interesse an einer Verlängerung vor dem 15. Januar jeden Jahres.

Nachdem Sie ihr Interesse an einer Verlängerung in Mobility Online eingetragen haben, laden Sie bitte das Learning Agreement für das neue (2.) Semester hoch.

Das neue Grant Agreement muss bis spätestens 15. März heruntergeladen und gescannt mit Unterschrift an erasmus-out∂intl.kit.edu geschickt werden. Nur bei Erhalt des GAs kann eine eventuelle Finanzierung stattfinden. Dieses Dokument im Original müssen Sie nach Ihrer Rückkehr per Post ans IStO senden bzw. dort abgeben. Dies ist Voraussetzung für die Auszahlung der 2. Rate nach dem Ende Ihrer Mobilität.