Checkliste für die Aufnahme von Visiting Scientists am KIT
Bitte bearbeiten Sie die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge:
WICHTIG: Außenwirtschaftsrechtliche Prüfung bzw. Veranlassung derselben bei Drittstaatsangehörigen
Wer ist verantwortlich? Das gastgebende Institut
Wen betrifft es? Visiting Scientists aus einem Nicht EU-Land oder einem nicht EU 001 Land (Australien, Japan, Kanada, Neuseeland, Norwegen, Schweiz einschließlich Liechtenstein, Vereinigte Staaten von Amerika)
Wann? Gleich zu Beginn der Planung eines Gastforschendenaufenthalts am KIT
Wer prüft? DE RECHT unterstützt und erteilt fachliche Auskünfte
Voraussetzung für:
- Aufenthalt am KIT
- Abschluss (sofern notwendig) der Aufnahmevereinbarung (siehe Erläuterung unten)
- Abschluss des Visiting Scientist-Vertrages (siehe Erläuterung unten)
Beachten Sie die Informationen und Handreichungen zum Außenwirtschaftsrecht.
WICHTIG: Ab 01.05.2024 sind Aufenthalte von Visiting Scientists über Mobility Online anzumelden
Was ist zu tun? Das gastgebende Institut verschickt den Link für die Anmeldung auf Mobility Online an den Visiting Scientist. Nach dem Absenden der Anmeldung, erhält das Institut eine Benachrichtigung zur Bestätigung der Aufenthaltsdaten.
Wann? Vor Beginn des Gastaufenthalts am KIT
Anforderung von Welcome Services (fakultativ): Nach Anmeldung über Mobility Online können Visiting Scientists direkt über ihren Nutzeraccount diverse Unterstützungsangebote z.B. von IScO anfordern.
In bestimmten Fällen: Einladungsschreiben durch das Institut bei Drittstaatsangehörigen
Je nach Vorgabe der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung, benötigt Ihr Gast möglicherweise ein Einladungsschreiben für die Beantragung eines Visums. Dieses sollte unbedingt folgende Angaben enthalten:
1. Name wie im Reisepass
2. Geburtsdatum und Geburtsort des Gastes
3. geplante wissenschaftliche Tätigkeit ("Tätigkeitsbeschreibung")
4. Aufenthaltsdauer
5. Name des Instituts und Gastgebers
6. Art der Finanzierung
WICHTIG: Aufnahmevereinbarung (Hosting Agreement) für den Visumsantrag bei Drittstaatsangehörigen
Was ist zu tun? Wichtiger Bestandteil der Aufnahmevereinbarung ist die Darstellung der geplanten wissenschaftlichen Tätigkeit ("Tätigkeitsbeschreibung") Ihres Gastes. Diese ist durch die im Online-Anmeldeformular angegebene Kontaktperson des gastgebenden Instituts zu formulieren: Hierfür erhält die Person über Mobility Online eine Aufforderung per E-Mail, in der Sie über einen Link in der E-Mail die Tätigkeitsbeschreibung eingibt und versendet.
Die E-Mail kann im Bedarfsfall auch an eine fachlich auskunftsfähige Person des gastgebenden Instituts weitergeleitet werden, sollte die im Online-Anmeldeformular angegebene Kontaktperson keine inhaltliche Auskunft zur geplanten wissenschaftlichen Tätigkeit des Gastes treffen können.
Wer stellt die Aufnahmevereinbarung aus? Nachdem alle relevanten Daten inkl. der Tätigkeitsbeschreibung vorliegen, stellt das IScO die Aufnahmevereinbarung aus. Die fertige Aufnahmevereinbarung wird ihrem Gast über Mobility Online im jeweiligen Nutzeraccount als Download zur Verfügung gestellt.
Bitte beachten:
- Ohne Freigabe zum Außenwirtschaftsrecht kann keine Aufnahmevereinbarung geschlossen werden.
- Es sollte vor Abschluss der Aufnahmevereinbarung geklärt werden, ob die Infrastrukturnutzung am KIT kostenfrei erfolgen kann oder kostenpflichtig erfolgen muss.
WICHTIG: Abschluss eines Visiting Scientist-Vertrages (VSV) für die Nutzung der KIT-Infrastruktur
Wer? Das gastgebende Institut stellt einen entsprechenden Antrag bei DE RECHT. Die DE RECHT unterstützt und erteilt fachliche Auskünfte.
Wann? Vor Aufnahme der Tätigkeit des Gastes am KIT bzw. Institut
Wie lange ist der VSV gültig? Der Abschluss und die Laufzeit des Visiting Scientist-Vertrages ist gekoppelt an die Gültigkeitsdauer des Aufenthaltstitels.
- Für die rechtzeitige Beantragung eines Visiting Scientist-Vertrages und im Bedarfsfall einer Verlängerung ist das gastgebende Institut zuständig.
- Die Verantwortung für Aufenthaltsdokumente mit ausreichender Gültigkeitsdauer liegt bei den Visiting Scientists selbst.
Bitte beachten:
Ohne gültigen Aufenthaltstitel kann kein Visiting Scientist-Vertrag geschlossen oder verlängert werden, d.h. die Forschungsaktivität kann nicht aufgenommen oder fortgesetzt werden und, d.h. im ungünstigsten Fall ist die Forschungsaktivität zu unterbrechen.
Die Vorlaufszeiten bei Verlängerungen von Aufenthaltsdokumenten können mehrere Wochen betragen. Es ist daher wichtig, dass die Visiting Scientist sich rechtzeitig darum kümmern.
IScO kann Visiting Scientists Unterstützung anbieten, sofern die Kontaktaufnahme frühzeitig erfolgt.
Eine Entscheidung, ob die Nutzung der KIT-Infrastruktur kostenfrei oder -pflichtig ist, trifft die DE RECHT.
Was sonst noch wichtig ist:
Unterstützung Ihres Gastes bei der Unterkunftssuche
Das Finden einer geeigneten Unterkunft im Raum Karlsruhe ist stets schwierig, insbesondere aus dem Ausland. Deshalb sollte die Suche so früh wie möglich beginnen. Es kann Ihrem Gast sehr helfen, wenn Sie und Ihr Team als gastgebendes Institut diese Suche begleiten und unterstützen.
Allgemeine Informationen zur Unterkunftssuche finden Sie auch im Accommodation and Support - Info Sheet.
Gäste- und Partneraccount sowie Gästeausweis
Legen Sie für einen Gäste- und Partneraccount an, damit Ihr Gast ein KIT-Konto und eine E-Mailadresse erhält und beantragen Sie einen Gästeausweis. Bei Fragen wenden Sie sich an das Ausweisbüro.
Ankommen in Karlsruhe und am KIT – Infos zu Social Events
Der monatliche IScO-Newsletter informiert über gemeinsame Aktivitäten wie Exkursionen sowie Informationsveranstaltungen für die Internationals, um sich zu vernetzen. Sie, Ihr Team und natürlich Ihr Gast sind willkommen!
Abruf der Betreuungspauschale
Bei bestimmten Förderprogrammen wie Humboldt oder DAAD können Betreuungspauschalen abgerufen werden. Hinweise zum Prozess finden Sie i.d.R. in der Finanzierungszusage.
Drittmittelanzeige
Findet der Forschungsaufenthalt im Rahmen eines Projekts statt? Denken Sie an die Drittmittelanzeige.